Postup zberu

Pracovníci zbierky môžu vybaviť enormné množstvo faktúr po lehote splatnosti. Ak je to tak, manažér zberu potrebuje postup riešenia štandardizovaných problémov so zákazníkmi, aby sa vyriešili problémy s platbami. Podrobný postup zberu je uvedený nižšie. Tok procesu, ktorý je tu uvedený, iba všeobecne predstavuje fázy interakcie so zákazníkom. Tieto kroky môžu byť zamiešané, doplnené alebo vylúčené v závislosti od stavu platby každej faktúry. Kroky sú tieto:

  1. Priraďte faktúry po splatnosti (voliteľné) . Keď dôjde k oneskoreniu splatnosti faktúry, priraďte ju k inkasnému úradníkovi pre inkasné činnosti.

  2. Overte povolené odpočty (voliteľné) . Zákazník môže predložiť formulár s podrobnými informáciami o nároku na odpočet podľa marketingového plánu spoločnosti. Ak je to tak, overte si nárok u marketingového manažéra a porovnajte ho s odpočtami vykonanými zákazníkom. Ak je možné odpočet vysledovať k povolenému odpočtu, odošlite formulár na schválenie dobropisu na vyrovnanie výšky odpočtu.

  3. Vydajte upomienkové listy . Pomocou účtovníckeho softvéru môžete tlačiť upomienkové listy v stanovených intervaloch, pričom každé z nich bude zákazníkom poukazovať na faktúry po splatnosti. Skontrolujte listy a extrahujte všetky, pre ktoré už prebiehajú ďalšie zberné činnosti. Ostatné upomienkové listy zákazníkom pošlite e-mailom alebo e-mailom.

  4. Iniciujte priamy kontakt . Ak stále existujú faktúry po splatnosti, zavolajte zákazníkom a prediskutujte dôvody chýbajúcej platby. Po každom hovore si zaznamenajte podrobnosti hovoru, vrátane dátumu, kontaktovanej osoby, dôvodov oneskorenej platby a prísľubov platby.

  5. Vyrovnanie platobných dohôd (voliteľné) . Ak je potrebné akceptovať dlhšie platobné obdobie, zdokumentujte podmienky platieb, ktoré sa majú uskutočniť, ako aj prípadné úroky a akékoľvek osobné záruky platby.

  6. Upravte úverový limit (voliteľné) . V tomto okamihu by pracovníci zbierok mali mať dostatok informácií o finančnej situácii zákazníka, aby ich mohli odporúčať pracovníkovi úveru, ak je zníženie alebo ukončenie úverového limitu zákazníka v poriadku. Zamestnanec úveru je zodpovedný za zmenu úverového limitu - pracovník zbierky poskytuje iba informácie.

  7. Monitorujte platby v rámci dohôd o vyrovnaní (voliteľné) . Ak existujú špeciálne platobné plány, porovnajte naplánované dátumy platieb s dátumami, kedy sú platby skutočne prijaté, a kontaktujte zákazníkov, akonáhle sa zdá, že plánovaný dátum platby premeškajú. Táto úroveň monitorovania sa vyžaduje, aby zákazníci nezdržiavali svoje platby.

  8. Obráťte sa na zbernú agentúru . Po vyskúšaní všetkých ostatných interných metód inkasa presuňte faktúry na inkasnú agentúru. V tomto okamihu by mal byť zákazník určite zaradený do zoznamu pozastavených úverov.

  9. Žalujte zákazníka (voliteľné) . Ak zlyhali všetky ostatné alternatívy, obráťte sa na právnych pracovníkov spoločnosti, aby ste určili, či má spoločnosť dostatočný prípad proti zákazníkovi, aby proti nej vyniesol rozsudok. Zákazník by tiež mal mať k dispozícii dostatočné množstvo majetku na zaplatenie akýchkoľvek rozsudkov proti nemu. Ak sa tieto problémy javia ako priaznivé, oprávnite pracovníkov právneho oddelenia, aby začali súdne konanie.

  10. Odpíšte zostávajúci zostatok . Ak zlyhali všetky techniky inkasa, vyplňte formulár na schválenie dobropisu vo výške odpísaných faktúr.

  11. Správajte sa post mortem . Ak došlo k špecifickému problému v systémoch spoločnosti, ktorý spôsobil vznik nedobytného dlhu, zavolajte na schôdzku tých ľudí, ktorí s problémom súvisia najviac, aby ste prediskutovali riešenie. Priraďte zodpovednosť za položky akcií, zdokumentujte schôdzku a podľa potreby naplánujte následné schôdzky.

Je pravdepodobnejšie, že načrtnutý postup zberu využijú pracovníci nového zberu. Skúsenejším zamestnancom by malo byť umožnené meniť svoje činnosti z tohto zoznamu na základe ich názorov na najlepší spôsob zberu od určitých zákazníkov.