Kniha pohľadávok

Účtovná kniha pohľadávok je vedľajšou účtovnou knihou, v ktorej sú zaznamenané všetky predaje úverov uskutočnené podnikom. Je užitočné rozdeliť na jednom mieste záznam všetkých súm fakturovaných zákazníkom, ako aj všetky dobropisy a (zriedkavejšie) debetné príkazy, ktoré im boli vydané, a všetky platby vykonané na ich základe. Konečný zostatok v knihe pohľadávok sa rovná súhrnnej sume nevyplatených pohľadávok.

Typická transakcia zadaná do knihy pohľadávok účtov bude zaznamenávať pohľadávky z účtov a neskôr k nim bude nasledovať platobná transakcia od zákazníka, ktorá eliminuje pohľadávky z účtu. Ak zákazník neuhradí celú sumu faktúry, môže byť za účelom eliminácie zvyškového zostatku zaznamenaný dobropis.

Ak by ste mali viesť manuálny záznam účtovnej knihy pohľadávok, mohla by obsahovať podstatne viac informácií. Dátové polia v ručne pripravenej knihe môžu obsahovať nasledujúce informácie pre každú transakciu:

  • Dátum vystavenia faktúry

  • Číslo faktúry

  • Meno zákazníka

  • Identifikačný kód predaného tovaru

  • Daň z predaja

  • Celková fakturovaná suma

  • Vlajka platby (uvádza, či je platená alebo nie)

Primárnym dokumentom zaznamenaným v knihe pohľadávok je faktúra zákazníka. Ak tiež zákazníkovi poskytnete úver späť na také položky, ako sú vrátené tovary alebo veci poškodené pri preprave, potom do hlavnej knihy zaznamenáte dobropis. Dodatočný poplatok pre zákazníka sa môže zobraziť v ťarchopisu (alebo v samostatnej faktúre).

Informácie v knihe pohľadávok sa pravidelne agregujú (kdekoľvek od dennej po mesačnú) a účtujú sa na účet v hlavnej knihe, ktorý sa označuje ako kontrolný účet. Kontrolný účet knihy pohľadávok sa používa na zabránenie preplneniu hlavnej knihy obrovským množstvom informácií, ktoré sú zvyčajne uložené v knihe pohľadávok. Ihneď po zaúčtovaní by sa mal zostatok na kontrolnom účte zhodovať so zostatkom v knihe pohľadávok. Pretože v kontrolnom účte nie sú uložené žiadne podrobné transakcie, bude musieť každý, kto chce preskúmať transakcie faktúr a dobropisov zákazníkov, prejsť z kontrolného účtu do účtovnej knihy pohľadávok a nájsť ich.

Pred uzavretím účtovných kníh a zostavením účtovnej závierky na konci účtovného obdobia vyplňte všetky záznamy v knihe pohľadávok, zatvorte knihu za dané obdobie a zaúčtujte súčty z knihy pohľadávok do hlavnej knihy. Tieto kroky sa v niektorých balíkoch účtovného softvéru dokončia automaticky, keď používateľ uvedie, že má byť uzatvorená lehota.

Podobné podmienky

Účtovná kniha pohľadávok je tiež známa ako pod účtovná kniha pohľadávok alebo podúčet pohľadávok.