Postup spočítania zásob

V podniku, ktorý nemá presné záznamy o zásobách, je potrebné pravidelne vykonávať úplný počet zásob (známy ako fyzický počet). Spravidla sa to robí na konci mesiaca, štvrťroka alebo roka, aby sa kryl s koncom účtovného obdobia. Ako ukáže nasledujúci postup, dokončenie presného počtu fyzických zásob si vyžaduje veľké úsilie, takže spoločnosti majú tendenciu obmedzovať počet dokončených sčítaní ročne. Kroky v procese sú:

  1. Značky počtu objednávok . Objednajte dostatočný počet dvojdielnych značiek na počítanie pre predpokladané množstvo inventára. Tieto značky by mali byť očíslované postupne, aby ich bolo možné jednotlivo sledovať v rámci procesu počítania.

  2. Zobraziť ukážku inventára . Skontrolujte inventár niekoľko dní pred plánovaným počtom inventárov. Ak chýbajú čísla dielov alebo ak sa zdá, že položky sú v stave, ktorý by sa dal ťažko spočítať (napríklad nie sú zabalené v krabici alebo v krabici), informujte pracovníkov skladu, aby vykonali potrebné opravy.

  3. Predbežne spočítajte inventár . Prejdite si inventár niekoľko dní vopred a spočítajte všetky predmety, ktoré je možné umiestniť do zapečatených nádob. Utesnite ich do nádob a množstvo označte na tesniacej páske. Toto uľahčuje počítanie počas skutočného počítania. Ak je plomba porušená, počítací tím bude vedieť, že musí znovu spočítať obsah nádoby.

  4. Kompletné zadanie údajov . Ak je ešte potrebné dokončiť nejaké zostávajúce transakcie zadávania údajov, urobte tak pred začiatkom počtu fyzických zásob. Patria sem transakcie týkajúce sa vydaní zo skladu, vrátenia do skladu a presunov medzi umiestneniami zásobníkov v rámci skladu.

  5. Upozorniť mimo úložiska . Ak má spoločnosť nejaké vonkajšie skladovacie priestory alebo miesta tretích strán, ktoré majú v sklade inventár spoločnosti, informujte ich, že by mali spočítať svoj inventár po ruke od oficiálneho dátumu spočítania a tieto informácie postúpiť vedúcemu skladu.

  6. Zmraziť činnosti skladu . Zastavte všetky dodávky zo skladu a tiež separujte všetok novo prijatý tovar, kde sa nebude počítať. V opačnom prípade budú záznamy o zásobách počas počítania zásob v stave toku, takže nebudú úplne spoľahlivé.

  7. Inštruujte počítanie tímov . Zostavte tímy pre dve osoby, ktoré spočítajú inventár, a poučte ich o ich počítaní. Medzi tieto povinnosti patrí to, že má jedna osoba spočítať inventár, zatiaľ čo druhá osoba si poznačí informácie na počítaciu značku. Jedna kópia značky je pripevnená k inventáru, zatiaľ čo tím si druhú kópiu ponechá.

  8. Vydajte značky . Úradník inventára vydáva bloky počítacích značiek počítacím tímom. Každý tím je zodpovedný za vrátenie konkrétneho číselného rozsahu značiek počtu, bez ohľadu na to, či sa značky používajú alebo nie. Udržiavanie kontroly nad všetkými značkami počtu zaisťuje, že stratené značky budú okamžite vyšetrené.

  9. Priraďte oblasti počítania . Priraďte každému počítajúcemu tímu konkrétny rozsah košov. Tieto miesta si všimnite pomocou zvýrazňovača na mape skladu. Pracovník zásob by mal viesť hlavný zoznam, ktoré oblasti skladu boli započítané a ktoré tímy boli priradené ku každej oblasti.

  10. Počítajte inventár . Jedna osoba v každom tíme počíta konkrétnu položku v rámci umiestnenia koša a potom druhá osoba označí umiestnenie koša, popis položky, číslo dielu, množstvo a mernú jednotku na značke počtu. Tím pripevní originálnu kópiu značky na položku inventára a kópiu si ponechá.

  11. Overte značky . Po dokončení oblasti počítania sa každý počítací tím vracia k referentovi inventára, ktorý overuje, či boli vrátené všetky značky. Ak je treba spočítať viac skladových oblastí, priraďte počítacím tímom novú oblasť a podľa potreby im vydajte nové bloky značiek počítania.

  12. Zadajte informácie o značke . Informácie o značkách počtu zadajte do online formulára na zadávanie údajov. Po dokončení zadávania údajov vytlačte správu, ktorá obsahuje všetky zadané čísla štítkov, zoradené podľa čísla štítku, a vyhľadajte prípadné medzery v číslach. Preskúmajte všetky nájdené medzery v číslovaní. Takto zabezpečíte, že do súboru budú zahrnuté všetky vydané značky počtu.

  13. Preskúmajte neobvyklé výsledky . Znova usporiadajte zostavu inventára niekoľkými spôsobmi, aby ste vyhľadali neobvyklé informácie, a preskúmajte položku značky spojenú s každým z nich.

Môže byť užitočné vyhodnotiť tento postup po každom sčítaní, aby ste zistili, či by sa mal postup zmeniť, aby sa vyrovnali vzniknuté problémy s počítaním.