Účtovanie záväzkov

Účtovanie záväzkov zahŕňa evidenciu a úhradu záväzkov. Toto je primárna funkčná oblasť, prostredníctvom ktorej podnik zaznamenáva výdavky a platí iným stranám. Kľúčové účtovné úlohy týkajúce sa splatných účtov sú tieto:

  1. Overenie faktúry . Prvým krokom pri účtovaní záväzkov je zabezpečenie platnosti všetkých prichádzajúcich faktúr od dodávateľov. Existujú dva spôsoby, ako to urobiť. Jednou z možností je nechať schváliť každú faktúru oprávneným zamestnancom. Druhou možnosťou je porovnať informácie na každej faktúre s autorizujúcou nákupnou objednávkou a prijatou dokumentáciou, ktorá sa nazýva trojstranné priraďovanie. Pretože obe možnosti sú náročné na pracovnú silu, je zvykom neoverovať faktúry, ktoré obsahujú malé súčty dolárov.
  2. Záznam faktúry . Po overení faktúry účtovník zadá dlžnú sumu do softvéru na úhradu účtov. Zadané informácie zahŕňajú meno dodávateľa, dátum faktúry a sumu faktúry. Súvisiaci účtovný záznam vygenerovaný účtovníckym softvérom je vždy pripísaním na účet splatných účtov. Započítaný debet môže byť pripísaný na účet výdavkov alebo aktív.
  3. Platba na faktúre . Keď je faktúra splatná, účtovník ju nastaví na platbu prostredníctvom účtovného softvéru. To zvyčajne znamená, že je spustený a skontrolovaný register predbežnej kontroly, aby sa zabezpečilo, že všetky položky naplánované na platbu by mali byť skutočne zaplatené. Ak je to tak, šekový materiál je vložený do tlačiarne a šeky sú vytlačené. Ku každej kontrole sú pripojené podporné informácie, ktoré sú potom preposlané signatárovi kontroly, ktorý skontroluje chyby v každom balíku informácií a potom kontroly podpíše. Alternatívou je zasielanie elektronických platieb priamo na bankové účty dodávateľov. Po zaplatení sú všetky platobné informácie spojené a spojené podľa mena dodávateľa.

S účtovaním záväzkov je spojené niekoľko ďalších úloh, vrátane nasledujúcich:

  • Pravidelne odsúhlasujte splatné účty, aby ste sa ubezpečili, že zostatok na účte sa zhoduje so skutočnými čiastkami dlžnými dodávateľom.
  • Po skončení kalendárneho roka pošlite dodávateľom 1099 formulárov, ak celkové platby za nich presiahnu prahovú hodnotu.
  • Kontaktujte dodávateľov a uistite sa, že inkasovali všetky šeky, ktoré im boli zaslané; v opačnom prípade bude možno potrebné vyplatiť šekové čiastky bezhotovostne štátnej vláde ako nevyžiadaný majetok.