Skontrolujte platby faxom

Od zákazníka môže byť nesmierne ťažké vyzdvihnúť platbu šekom, najmä ak predajca požaduje okamžité doručenie, ktoré zákazníka bude stáť poplatok za doručenie cez noc. Alternatívou je nechať zákazníkovi faxom alebo e-mailom naskenovať obrázok vyplnenej a podpísanej kontroly predajcovi a potom postupujte podľa týchto krokov:

  • Získajte softvér na tlač šekov, ktorý je k dispozícii od mnohých spoločností (vyhľadajte „softvér šekom faxom“ na internetovom vyhľadávači).
  • Zadajte informácie z šeku do softvéru.
  • Vytlačte šek pomocou bezpečnostného papiera na šek, ktorý je možné získať v obchode s miestnymi kancelárskymi potrebami. Používajte štandardný atrament do tlačiarne, nie špeciálny atrament na rozpoznávanie znakov magnetického atramentu (MICR) používaný bankami. Softvér na tlač šekov bude obsahovať nasledujúci text namiesto riadku podpisu:

PODPIS NIE JE POTREBNÝ

Príjemca platby vás bude neškodne platiť za tento dokument

Za absenciu potvrdenia ručí banka príjemcu.

  • Vložte šek do banky spoločnosti. To si môže vyžadovať manuálne spracovanie bankomatom, pretože šekové skenery banky pri šeku nezistia žiadne kódovanie MICR.
  • Ponechajte si kópiu faxového alebo e-mailového šeku ako dôkaz, že zákazník autorizoval platbu.

Alternatívou je získanie požadovaných informácií pre platbu šekom po telefóne, neposkytnutie však žiadneho dôkazu o tom, že zákazník súhlasil s uskutočnením platby. Ľahšie je tiež urobiť chybu pri zapisovaní informácií získaných cez telefón. Tento prístup sa preto neodporúča.

Ešte ďalšou možnosťou je poslať zákazníkovi formulár na vyplnenie, ktorý obsahuje všetky informácie, ktoré sa bežne nachádzajú na šeku, ako aj riadok s autorizačným podpisom. To by malo byť sprevádzané neplatnou kontrolou, aby predajca mohol uviesť číslo šeku.

Konečným výsledkom tohto procesu je úplné vylúčenie float pošty z procesu zhromažďovania. Tento prístup je časovo náročný, ale nie je nijako nákladný pre zákazníka, ktorý ho môže považovať za príťažlivú alternatívu v porovnaní s platbou za doručenie cez noc.

Ak sa rozhodnete použiť tento prístup na zhromažďovanie finančných prostriedkov, nezabudnite kompletne zdokumentovať vykonané kroky a oprávnenie vydané zákazníkom, aby ste mali k dispozícii dôkaz, že ak zákazník niekedy spochybní platbu.