Definícia výdavkového účtu

Koncept výdavkového účtu má dva rôzne významy. Jeden zahŕňa cestovné a zábavné náklady a druhý predstavuje všeobecnejší koncept identifikujúci typ účtu. Obe definície sú uvedené nižšie.

Účet výdavkov T&E

Výdavkový účet predstavuje finančné prostriedky vyplatené zamestnancovi, ktoré sa potom použijú na cestovné a zábavné výdaje. Finančné prostriedky na účet výdavkov môžu byť vyplatené pred časom, kedy sú skutočne vynaložené na podnikanie spoločnosti, v takom prípade sa finančné prostriedky označujú ako preddavok. Alternatívne môžu byť finančné prostriedky vyplatené v reakcii na predloženie správy o výdavkoch zamestnancom, v takom prípade sa finančné prostriedky označujú ako úhrada. Preddavok sa spočiatku zaznamenáva ako obežné aktívum, zatiaľ čo úhrada sa okamžite zaznamenáva ako vzniknutý náklad. Keď zamestnanec predloží dôkaz o tom, ako sa použil preddavok, obežné aktívum sa potom vykáže ako náklad.

Suma hotovostných platieb spojených s výdavkovým účtom býva najvyššia, ak je spojená so zamestnancom, ktorý pracuje nezávisle od interných operácií podniku, z ktorých najlepším príkladom je predajca. Tieto osoby potrebujú dostatočné finančné prostriedky na to, aby mohli precestovať viac, ako je obvyklé pre ostatných zamestnancov.

Koncept výdavkového účtu možno zneužiť buď tak, že miniete viac finančných prostriedkov, ako by vyžadovala obozretná osoba, alebo že budete dostávať preddavky a hotovosť nepoužívať v mene podniku. Mnoho podnikateľov preto zavádza prísnu kontrolu nad používaním účtov výdavkov, vrátane používania výkazov výdavkov, cestovných politík, auditov uskutočnených platieb a priebežných kontrol nevyrovnaného zostatku na účte záloh.

Typ výdavkového účtu

Väčšina všetkých účtov použitých v hlavnej knihe sú výdavkové účty. Jedná sa o typ dočasného účtu, na ktorom sú uložené všetky výdavky, ktoré účtovnej jednotke vznikli počas účtovného obdobia. Môžu teda existovať výdavkové účty pre bankové poplatky, náklady na predaný tovar, verejné služby atď. Tieto účty sa považujú za dočasné, pretože sa na konci fiškálneho roka vynulujú, aby sa vytvoril priestor na zaznamenanie nového súboru výdavkov v nasledujúcom fiškálnom roku.