Interné kontroly miezd

Všeobecné kontroly miezd

Zvážte použitie výberu nasledujúcich ovládacích prvkov pre takmer všetky mzdové systémy bez ohľadu na to, ako sa zhromažďujú informácie o časovaní alebo ako sú platení zamestnanci:

  • Audit . Nechajte interných audítorov alebo externých audítorov vykonať pravidelný audit mzdovej funkcie, aby overili, či sa mzdové platby počítajú správne, či sú platení zamestnanci pre spoločnosť stále v práci, či sa správne zhromažďujú časové záznamy atď.

  • Zmena oprávnení . Zmena rodinného stavu zamestnanca, zadržiavanie príspevkov alebo zrážok sa povoľuje, iba ak zamestnanec predložil spoločnosti písomnú a podpísanú žiadosť. V opačnom prípade neexistuje dôkaz, že zamestnanec chcel, aby bola vykonaná zmena. Rovnaká kontrola platí pre všetky zmeny platovej sadzby požadované manažérom.

  • Zmeniť denník sledovania . Ak spracovávate mzdy interne s počítačovým mzdovým modulom, aktivujte si protokol sledovania zmien a uistite sa, že prístup k nemu je k dispozícii iba cez rozhranie chránené heslom. Tento protokol bude sledovať všetky zmeny vykonané v mzdovom systéme, čo je veľmi užitočné na sledovanie chybných alebo podvodných záznamov.

  • Správy na kontrolu chýb . Niektoré typy mzdových chýb je možné zistiť spustením prehľadov, ktoré zobrazujú iba položky, ktoré nespadajú do bežného rozloženia mzdových výsledkov. Nie všetky môžu naznačovať určité chyby, ale pravdepodobnosť základných chýb je u vykazovaných položiek vyššia. Správca miezd alebo tretia strana, ktorá nie je zapojená do mzdových aktivít, by mala tieto prehľady spustiť a skontrolovať.

  • Výdajové trendové čiary . V účtovnej závierke vyhľadajte fluktuácie mzdových výdavkov a potom preskúmajte dôvody týchto fluktuácií.

  • Vydať správu o platbe orgánom dohľadu . Zašlite zoznam platieb zamestnancom každému nadriadenému oddelenia so žiadosťou o jeho kontrolu, či neobsahujú správne sumy platieb a neznáme mená. Môžu identifikovať platby uskutočňované zamestnancom, ktorí už pre spoločnosť nepracujú.

  • Obmedziť prístup k záznamom . Zamykajte súbory zamestnancov a záznamy o mzdách vždy, keď sa nepoužívajú, aby ste zabránili neoprávnenému prístupu. Ak sú tieto záznamy uložené online, použite ochranu heslom. Toto preventívne opatrenie nie je len zabrániť niekomu v prístupe k záznamom iného zamestnanca, ale tiež zabrániť neoprávneným zmenám v záznamoch (napríklad mzdová sadzba).

  • Rozdelenie povinností . Požiadajte jednu osobu, aby pripravila výplatnú pásku, iná ju autorizovala a iná vytvorila platby, čím sa zníži riziko podvodu, pokiaľ sa pri tom nedohodne viac ľudí. V menších spoločnostiach, kde nie je dostatok personálu na správne rozdelenie povinností, trvajte aspoň na tom, aby niekto skontroloval a autorizoval mzdy skôr, ako budú platby odoslané zamestnancom.

Ovládanie výpočtu miezd

Nasledujúci zoznam možných ovládacích prvkov sa zameriava na problémy, ako sú chýbajúce časové rozvrhy, nesprávny odpracovaný čas a nesprávne výpočty platov. Oni sú:

  • Automatizované systémy časomiery . V závislosti od okolností zvážte inštaláciu počítačových časových hodín. Tieto hodiny majú množstvo zabudovaných ovládacích prvkov, napríklad umožňujú zamestnancom iba vchádzať alebo odchádzať na určené zmeny, neumožňujú prácu nadčas bez prepísania dohľadom a (v prípade biometrických hodín) eliminujú riziko úderov kamarátom. Mali by ste tiež poslať všetky správy o výnimkách vygenerované týmito hodinami na kontrolu nadriadeným.

  • Overenie výpočtu . Ak manuálne vypočítavate mzdu, požiadajte druhú osobu, aby overila všetky výpočty vrátane odpracovaných hodín, použitých mzdových taríf, daňových odpočtov a zrážok. U druhej osoby je pravdepodobnejšie, že vykoná dôkladné preskúmanie ako u osoby, ktorá vypracovala výpočty.

  • Overenie odpracovaných hodín . Vždy majte nadriadeného, ​​aby schválil hodiny odpracované zamestnancami, aby ste zabránili zamestnancom účtovať si viac času, ako skutočne odpracovali.

  • Priraďte mzdový register k podporným dokumentom . Mzdový register zobrazuje hrubé mzdy, odpočty a čistú mzdu, rovnako ako dobrý súhrnný dokument, z ktorého je možné na účely overenia vystopovať späť k podporným dokumentom.

  • Priraďte časové karty k zoznamu zamestnancov . Existuje značné riziko, že zamestnanec nebude včas predkladať časový rozvrh, a teda nebude dostávať výplaty. Ak sa chcete vyhnúť tomuto problému, vytlačte si na začiatku spracovania miezd zoznam aktívnych zamestnancov a po obdržaní ich pracovných výkazov si začiarknite mená v zozname.

  • Overenie fungovalo nadčas . Aj keď nepožadujete, aby nadriadení schvaľovali odpracované hodiny zamestnancami, minimálne nechajte nadriadených schváliť odpracované hodiny. S týmito hodinami súvisí mzda, takže náklady pre spoločnosť sú vyššie, rovnako ako pokušenie zamestnancov požadovať ich.

  • Schváliť zmeny . Zvážte, či nie je potrebné vyžadovať nielen jeden schvaľovací podpis pre zmenu výplaty zamestnanca, ale dva podpisy - jeden od nadriadeného zamestnanca a druhý od nadriadeného na vyššej úrovni. Týmto sa zníži riziko tajnej dohody pri zmene platových taríf.

Skontrolujte kontrolu platieb

Keď platíte zamestnancom šekmi, je potrebných niekoľko kontrol, aby sa znížilo riziko podvodu a rôznych chýb. Kľúčové ovládacie prvky sú:

  • Aktualizujte podpisové oprávnenia. Keď signatári šekov opustia spoločnosť, odstráňte ich zo zoznamu autorizovaných podpisovateľov šekov a pošlite tieto informácie banke. V opačnom prípade by mohli podpísať šeky spoločnosti.

  • Ručné kontroly zamestnancom . Pokiaľ je to možné, ručné kontroly priamo zamestnancom. Zabráni sa tak typu podvodu, keď mzdový úradník vytvorí šek na zamestnanca ducha a šek pošle do vrecka. Ak je to príliš neefektívna kontrola, zvážte občasné rozloženie šekov.

  • Zamknite nerozdelené výplaty . Ak vystavujete výplaty priamo zamestnancom a niekto nie je prítomný, uzamknite ich šek na bezpečnom mieste. Inak by takýto šek mohol byť ukradnutý a preplatený.

  • Zhodné adresy . Ak spoločnosť pošle šeky svojim zamestnancom, priraďte adresy na šekoch k adresám zamestnancov. Ak ide na jednu adresu viac ako jedna kontrola, môže to byť spôsobené tým, že mzdový úradník smeruje na svoju adresu nelegálne platby za falošných zamestnancov.

  • Účet na kontrolu miezd . Zamestnancom by ste mali platiť zo samostatného bežného účtu a tento účet financovať iba do výšky vyplatených šekov. Týmto zabránite niekomu v podvodnom zvýšení sumy na existujúcej výplatnej páske alebo vytvorení úplne novej, pretože prostriedky na účte nebudú stačiť na zaplatenie zmeneného šeku.

Možno zistíte, že niekoľko ovládacích prvkov sa navzájom podporuje, takže z viacerých ovládacích prvkov vznikajú prekrývajúce sa efekty. V týchto prípadoch možno budete môcť bezpečne vylúčiť niekoľko ovládacích prvkov s vedomím, že ďalšie ovládacie prvky riziko vzniku straty ešte znížia.