Číslovanie účtovnej osnovy zahŕňa nastavenie štruktúry účtov, ktoré sa majú použiť, ako aj pridelenie konkrétnych kódov rôznym účtom hlavnej knihy. Použitý systém číslovania je rozhodujúci pre spôsoby ukladania a manipulácie finančných informácií. Prvý typ číslovania, ktorý sa má pre účtovú osnovu určiť, zahŕňa ich štruktúru. Toto je rozloženie čísla účtu a zahŕňa nasledujúce komponenty:
Kód divízie - Toto je zvyčajne dvojmiestny kód, ktorý identifikuje konkrétnu divíziu spoločnosti v rámci spoločnosti s viac divíziami. Nepoužíva ju spoločnosť s jedným subjektom. Tento kód je možné rozšíriť na tri číslice, ak existuje viac ako 99 pobočiek.
Kód oddelenia - obvykle ide o dvojmiestny kód, ktorý identifikuje konkrétne oddelenie v rámci spoločnosti, napríklad účtovné, inžinierske alebo výrobné oddelenie.
Kód účtu - zvyčajne ide o trojmiestny kód, ktorý popisuje samotný účet, ako napríklad dlhodobý majetok, výnosy alebo výdavky na spotrebný materiál.
Napríklad multidivízna spoločnosť s niekoľkými oddeleniami v každej spoločnosti by pravdepodobne použila číslovaciu osnovu účtov takto: xx-xx-xxx
Ako ďalší príklad môže spoločnosť s jednou divíziou s viacerými oddeleniami upustiť od prvých dvoch číslic a namiesto toho použije nasledujúcu schému číslovania: xx-xxx
Posledným príkladom je, že menší podnik, ktorý nemá vôbec žiadne oddelenia, môže jednoducho použiť trojmiestny kód priradený k jeho účtom, ktorý je: xxx
Po nastavení kódovacej štruktúry je možné uskutočniť číslovanie účtov. Toto je už spomínané trojciferné kódovanie. Spoločnosť môže použiť akýkoľvek systém číslovania, ktorý chce; neexistuje mandátny prístup. Spoločná schéma kódovania je však nasledovná:
Majetok - kódy účtov 100-199
Pasíva - 200 - 299
Majetkové účty - 300 - 399
Výnosy - 400-499
Výdavky - 500-599
Ako úplný príklad predchádzajúceho prehľadu číslovania pridelí materská spoločnosť značke „03“ jednu zo svojich dcérskych spoločností, značke „07“ inžinierske oddelenie a „550“ cestovným a zábavným výdavkom. Z toho vyplýva nasledujúca tabuľka účtov:
03-07-550
