Chyby skúšobnej váhy

Predbežný zostatok je súhrnná úroveň výpisu celkovej sumy debetu alebo kreditu na každom účte. Počiatočný alebo neupravený skúšobný zostatok obvykle používate z dvoch dôvodov:

  • Zaistiť, aby sa súčet všetkých debetov rovnal súčtu všetkých úverov, čím sa zabezpečí rovnováha všetkých príslušných transakcií.

  • Použiť ako východiskový bod na úpravu položiek, ktoré uvedú informácie v predbežnej súvahe do súladu s účtovným rámcom, ako sú napríklad všeobecne akceptované účtovné zásady alebo medzinárodné štandardy finančného výkazníctva.

Tento neupravený skúšobný zostatok môže obsahovať množstvo chýb, z ktorých len málo ľahko nájdete vo formáte správy o skúšobnom zostatku. Tu uvádzame najčastejšie chyby s návrhmi, ako ich vyhľadať:

  • Príspevky boli urobené dvakrát . Ak sa záznam urobí dvakrát, predbežná zostatok bude stále v rovnováhe, takže to nie je dobrý dokument na jej vyhľadanie. Namiesto toho budete možno musieť pri prebiehajúcej transakcii počkať, kým sa problém nevyrieši sám. Napríklad duplikát faktúry pre zákazníka bude zákazníkom odmietnutý, zatiaľ čo duplikátna faktúra od dodávateľa (dúfajme) sa objaví počas procesu schvaľovania faktúry.

  • Príspevky neboli vôbec urobené . Nie je možné nájsť na skúšobnej váhe, pretože tam nie je (!). Najlepšie urobíte, ak si urobíte kontrolný zoznam štandardných záznamov a skontrolujete, či boli všetky vykonané.

  • Záznamy na nesprávny účet . To môže byť zrejmé z rýchleho pohľadu na skúšobný zostatok, pretože účet, ktorý predtým nemal vôbec žiadny zostatok, ho teraz má. V opačnom prípade je najlepšia forma opravy preventívna - pre všetky opakujúce sa položky používajte štandardné šablóny zápisov do denníka.

  • Obrátené záznamy . Záznam o debete sa môže omylom zaznamenať ako kredit a naopak. Tento problém môže byť viditeľný na skúšobnej váhe, najmä ak je položka dostatočne veľká na to, aby zmenila znamienko konečnej zostatku na opačnú stranu, ako je obvyklé znamienko.

  • Transponované čísla . Číslice v čísle mohli byť zmenené. Je ľahké ich nájsť, pretože podkladová položka je nevyvážená, a preto by ju účtovný softvér nemal akceptovať. Ak sa používa manuálny systém, musia sa súčty účtovných zápisov porovnať s celkovými čiastkami v skúšobnej bilancii. Táto otázka sa týka nasledujúcej.

  • Nevyvážené položky . Toto je uvedené ako posledné, pretože to nie je možné v počítačovom prostredí, kde musia byť položky vyvážené, inak ich systém neprijme. Ak používate manuálny systém, problém sa prejaví v celkových stĺpcoch skúšobnej váhy. Lokalizácia presného záznamu je však omnoho zložitejšia a bude vyžadovať podrobnú kontrolu každého záznamu alebo aspoň súčtov v každej pomocnej knihe, ktorá sa nachádza v hlavnej knihe.

Kedykoľvek opravíte chybu, nezabudnite použiť jasne označený záznam do denníka s podpornou dokumentáciou, aby mohol niekto iný vašu prácu neskôr sledovať.