Zaznamenávanie účtovných transakcií

Keď dôjde k účtovnej transakcii, môže sa zaznamenať do účtovných kníh organizácie mnohými spôsobmi. Nasledujúce odrážky upozorňujú na najbežnejšie dostupné metódy:

  • Záznamy v denníku. Najzákladnejšou metódou použitou na zaznamenanie transakcie je zápis do denníka, keď účtovník manuálne zadá čísla účtov a debety a kredity pre každú jednotlivú transakciu. Tento prístup je časovo náročný a podlieha chybám, a preto je obvykle vyhradený pre úpravy a špeciálne zadania. V nasledujúcich odrážkach si všimneme automatizovanejšie prístupy používané v účtovnom softvéri na zaznamenávanie bežných účtovných transakcií.

  • Príjem dodávateľských faktúr . Po prijatí dodávateľskej faktúry ju účtovník prihlási do modulu záväzkov v účtovnom softvéri. Modul automaticky vytvorí účtovný zápis, ktorý zaúčtuje na ťarchu príslušného účtu výdavkov alebo aktív a pripíše na účet splatný účet záväzkov.

  • Vystavenie dodávateľskej faktúry . Keď má byť pre zákazníka vytvorená faktúra, účtovník zadá príslušné informácie o cene, jednotkovom množstve a príslušnej dani z obratu do modulu fakturácie v účtovnom softvéri. Modul automaticky vytvorí účtovný zápis, ktorý zaúčtuje na ťarchu účtu hotovosti alebo účtu pohľadávok a pripíše na účet predaja. Môže byť pripísaný aj kredit na účet zodpovednosti za daň z obratu.

  • Vydávanie platieb dodávateľom . Keď sú dodávatelia platení, účtovník skontroluje čísla faktúr, ktoré sa majú zaplatiť, v module účtov v softvéri na účtovníctvo. Softvér potom vytlačí šeky alebo vystaví elektronické platby, pričom zaúčtuje aj platby na ťarchu účtu a hotovostného účtu.

  • Vydávanie výplatných pások . Ak majú byť zamestnanci platení, účtovník zadá do modulu miezd účtovného softvéru platové tarify a odpracované hodiny všetkých zamestnancov. Modul automaticky vytvorí účtovný zápis, ktorý zaúčtuje na ťarchu účtov kompenzácie a dane zo mzdy a pripíše hotovosť. Môže to byť dosť zložitý záznam, pretože sa môže týkať aj exekúcií a iných odpočtov a osobitne zaznamenávať niekoľko druhov daní zo mzdy.

Všetky tieto metódy záznamu vytvárajú záznamy v hlavnej knihe alebo v pomocnej knihe, ktorá sa potom presunie do hlavnej knihy. Od tejto chvíle sa transakcie agregujú do finančných výkazov.