Oprava vstupu

Opravný záznam je záznam v denníku, ktorý sa vykonáva s cieľom opraviť chybnú transakciu, ktorá bola predtým zaznamenaná v hlavnej knihe. Napríklad položka mesačného odpisu mohla byť chybne vykonaná na účte amortizačných nákladov. Ak je to tak, opravným záznamom je presunutie záznamu na účet odpisov pripísaním na účet amortizačných nákladov a na ťarchu účtu odpisov. Prípadne bolo možné pôvodný záznam obrátiť a nahradiť novým záznamom, ktorý správne zaúčtuje náklady na účet odpisov.

Opravné zápisy zvyčajne vykonávajú iba skúsenejší pracovníci účtovníctva, pretože majú lepšie znalosti o účtovnom systéme a dopade vytvárania osobitných zápisov do účtovnej závierky. Môže mať zmysel nechať kontrolóra schváliť všetky navrhované opravné údaje pred ich vykonaním, aby sa zabezpečilo, že druhá osoba overí, či bude mať záznam zamýšľaný účinok.

Je obzvlášť dôležité plne zdokumentovať opravný údaj, pretože tieto položky sú po uplynutí určitého času obzvlášť ťažko pochopiteľné. To znamená, že ku každej dokumentácii záznamu do denníka sa pripojí pôvodná chyba, ako aj poznámky o tom, ako je zámerom opravnej položky opraviť pôvodnú chybu. Dokumentácia je obzvlášť cenná, ak sa zdá pravdepodobné, že audítori spoločnosti neskôr skontrolujú opravný údaj.

Hneď ako sa zistí a vyhodnotí chyba, mala by sa vykonať opravná položka. V opačnom prípade je dosť pravdepodobné, že záznam nebude nikdy opravený; je to preto, že oprava chyby nespadá do bežného toku spracovania transakcií, takže neexistuje žiadny pracovný kalendár alebo postup, ktorý by monitoroval, či sa tieto transakcie uskutočňujú.

Oprava záznamov je časovo veľmi náročná. V dôsledku toho môže mať zmysel sledovať počet opravných položiek vykonaných po mesiaci, aby sa zistilo, či boli vyriešené základné problémy, ktoré tieto položky spôsobovali. Ak je to tak, oprava zápisov bude menšia a účtovníci budú mať k dispozícii viac času na ďalšie úlohy.