Ako účtovať zálohové platby zákazníkom

Zákazník môže vopred zaplatiť za dodaný tovar alebo poskytnuté služby. Medzi možné dôvody zálohy zákazníka patria:

  • Zlý kredit . Predávajúci nie je ochotný poskytnúť zákazníkovi úver, a preto požaduje platbu vopred.

  • Vlastný produkt . Produkt môže byť prispôsobený tak, že predávajúci ho nebude môcť predať nikomu inému, ak kupujúci nezaplatí, takže požaduje platbu vopred.

  • Hotovostný základ . Zákazník môže pracovať na hotovostnom základe účtovníctva, a preto chce čo najskôr zaplatiť hotovosť, aby vykázal výdavok a znížil svoj vykazovaný príjem v aktuálnom daňovom roku.

  • Rezervovaná kapacita . Zákazník môže platiť vopred, aby si rezervoval výrobnú kapacitu predajcu alebo aby aspoň zabránil jeho využitiu konkurenciou.

Z týchto alebo iných dôvodov môže predajca dostať preddavok skôr, ako urobí všetko pre to, aby zarobil. Ak k tomu dôjde, správnym účtovníctvom je vykázanie zálohy ako záväzku, a to dovtedy, kým predávajúci nesplní svoje povinnosti podľa podmienok príslušnej kúpnej zmluvy. Zahrnuté sú dva účtovné zápisy. Oni sú:

  1. Počiatočná nahrávka . Debetujte hotovostný účet a pripíšte na účet zákazníkovi poskytnuté zálohy (zodpovednosť).

  2. Vykazovanie výnosov . Zaúčtujte na ťarchu účtu záloh (zodpovednosti) zákazníka a pripíšte na účet výnosov.

Spravidla je najlepšie neúčtovať preddavok na zákazníka automatickým reverzným zápisom, pretože tým sa v nasledujúcom mesiaci zmení suma hotovosti - a vyplatená hotovosť sa stále nachádza na hotovostnom účte. Namiesto toho každý mesiac manuálne sledujte sumu na účte záloh pre zákazníkov a manuálne posúvajte sumy do výnosov pri dodávke tovaru alebo poskytovaní služieb. To si môže vyžadovať použitie samostatného kroku v postupe uzávierky na konci mesiaca, aby sa zabezpečilo pravidelné prešetrovanie stavu každej zálohy zákazníka.

Záloha zákazníka sa v súvahe predávajúceho zvyčajne uvádza ako krátkodobý záväzok. Ak však predajca neočakáva, že do jedného roka vykáže výnos z príslušnej predajnej transakcie, záväzok by sa mal namiesto toho klasifikovať ako dlhodobý záväzok.

Napríklad spoločnosť Green Widget Company dostane od zákazníka 10 000 dolárov za prispôsobený fialový widget. Green Widget zaznamená príjem s debetom 10 000 dolárov na hotovostný účet a kreditom 10 000 dolárov na účet záloh zákazníkov. V nasledujúcom mesiaci Green doručí vlastný widget a vytvorí nový záznam do denníka, ktorý zaúčtuje na ťarchu účtu záloh zákazníkov 10 000 dolárov a na účet výnosov 10 000 dolárov.