Doklad o hotovosti

Dokladom o hotovosti je v podstate rolovanie každej riadkovej položky v banke pri zosúladení z jedného účtovného obdobia na ďalšie, ktoré obsahuje samostatné stĺpce pre hotovostné príjmy a výplaty. Stĺpce (a vzorec) použité na potvrdenie o hotovosti sú:

Počiatočný zostatok + Peňažné príjmy v období - Výplaty v hotovosti v období = Konečný zostatok

Ak sa doklad o hotovosti použije pre každú riadkovú položku pri zmierovaní v banke, zvýrazní oblasti, v ktorých sú nezrovnalosti, a ktoré si preto môžu vyžadovať ďalšie prešetrenie a možno aj niektoré úpravy. Doklad o hotovosti môže naznačovať rad ďalších problémov so zosúladením, ktoré si budú vyžadovať úpravy účtovných záznamov spoločnosti, vrátane nasledujúcich:

  • Bankové poplatky sa nezaznamenávajú

  • Nedostatok finančných prostriedkov, ktoré neboli vymazané z evidencie vkladov

  • Úrokové výnosy alebo úrokové náklady sa nezaznamenávajú

  • Šeky alebo vklady zaznamenané bankou v inej výške, ako aká bola zaznamenaná spoločnosťou

  • Šeky inkasované dodávateľmi, ktoré spoločnosť zrušila

  • Výplaty a / alebo hotovostné príjmy zaznamenané na nesprávnom účte

Doklad o hotovosti môže tiež odhaliť prípady podvodu. Ak je rozdiel medzi celkovými sumami, môže to znamenať prítomnosť neoprávnených pôžičiek a splátok v časovom období zahrnutom do jedného bankového výpisu. Ak by teda kontrolór nelegálne vybral na začiatku mesiaca 10 000 dolárov z podnikových účtov pre svoju osobnú potrebu a finančné prostriedky nahradil do konca mesiaca, emisia by sa pri bežnom odsúhlasení banky neobjavila ako vyrovnávacia položka. Doklad o hotovosti by však s väčšou pravdepodobnosťou označil extra výber hotovosti a návratnosť hotovosti v danom období.

Doklad o hotovosti sa vypracúva zložitejšie ako bankový zmier. Poskytuje však väčšiu mieru podrobností, a tak uľahčuje vyhľadanie chýb ako bankové vyrovnanie. Môže byť teda nákladovo efektívne použiť doklad o hotovosti, ak očakávate, že v účtovnom období nájdete veľké množstvo rôznych chýb súvisiacich s hotovosťou.